Yönetim kurulu gündem kararı(1 fotokopi) (Karar defterine yapıştırılması gerekmektedir)(ÖRNEK BELGE)
Genel kurul toplantı tutanağı (Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterine yapıştırılarak tasdik yapılması gerekmektedir) (1 noter tasdikli+1 noter tasdiklinin fotokopisi)(toplantı başkanlığı, atanmışsa bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır.) (tek pay sahibi toplantı tutanağını imzalamak zorundadır.) (ÖRNEK BELGE) NOT: GENEL KURULA VEKALETEN KATILIM OLACAKSA VERİLEN VEKALETNAMENİN NOTERDEN YAPILMASI VE VEKALETNAMEDE TOPLANTININ TARİHİ VE ŞİRKET ÜNVANI DA GEÇECEK ŞEKİLDE “…. ŞİRKETİNİN …. ADRESİNDE …..TARİHİNDE YAPACAĞI GENEL KURUL TOPLANTILARINDA ADIMA OY KULLANABİLİR” ŞEKLİNDE AÇIKLAMA OLMASI GEREKİYOR.
Hazirun listesi (1 asıl+1 fotokopi ) (ÖRNEK BELGE)(Tek ortaklı şirketlerde bu belgenin hazırlanmasına gerek bulunmamaktadır)
Payları “Hamiline Yazılı” olan şirketler her genel kurullarında “MKK (Merkezi Kayıt Kuruluşu)”dan onaylı şekilde hissedarları gösterir evrak getirilmesi gerekmektedir.
Bakanlık İzin Yazısı: Şirket kapanışı Bakanlık veya diğer resmi kurumların iznine veya uygun görüşüne tabi olan şirketler için bu izin veya uygun görüş yazısı.
Bakanlık temsilcisi atama yazısı (1 fotokopi) (Bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğu olan toplantılarda )
(Bakanlık temsilcisi atanmamışsa ve toplantıya vekaleten katılan ortak var ise vekaletname fotokopisi 1 adet + vekalet veren kişinin noterden yapılmış imza beyanı 1 adet)
Oda veznesine yatırılan Ticaret sicili harcı ve ilan dekontu aslı 1 adet.
Genel kurulca onaylanmış, tasfiye memuru tarafından imzalanmış Tasfiye sonu bilançosu (1 asıl) NOT: BİLANÇO TARİHİ GENEL KURUL TARİHİNDEN 1 GÜN ÖNCE OLMALIDIR.
3.ilan tarihine kadar olan oda aidatlarının ödendiğini gösterir makbuz
Dilekçe (Şirket kaşesi ile yetkili tarafından imzalanmalı, vekaleten imzalanmış ise vekaletin fotokopisi eklenmeli) (ÖRNEK BELGE)
Tüm ortakların toplantıya katılmadığı hallerde çağrı usulü: Genel kurul, yönetim kurulu tarafından, toplantı gününden en az on beş gün (ilan ve toplantı günleri hariç) önce toplantıya çağrılır. Genel kurul toplantıya, esas sözleşmede gösterilen şekilde, – gerekiyorsa şirketin internet sitesinde – mutlaka Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanla çağrılır. Pay defterinde yazılı pay sahipleriyle, önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler, iadeli taahhütlü mektupla bildirilir. Buna göre, tüm ortakların toplantıya katılmadığı hallerde tescil müracaatına, davet ilanına ait Ticaret Sicil Gazete sureti ile iadeli taahhütlü bildirime ait belgeler eklenmelidir.
*Tasfiye sonu bilançosunun kabulü ile tasfiye sonuna ait toplantıda evvelce yapılmayan olağan genel kurullar var ise bu dönemlerin de görüşülerek ibra edilmesi gerekmektedir.
*Tescilli şube var ise sicil kaydının terkininden önce şubelerin terkini de tescil edilmiş olmalıdır.
